Conditions générales

1. Qui contracte, et pour quoi

Kalmy est un service édité par Projade SRL, société à responsabilité limitée de droit belge, dont le siège social est établi Chaussée de Wavre 782, 1040 Etterbeek (Belgique), inscrite à la BCE sous le numéro BE 1018.370.336 (ci-après « Kalmy », « nous »). Contact : bonjour@kalmy.be.

Les présentes conditions régissent l'accès et l'utilisation de Kalmy par toute personne qui y ouvre un compte dans le cadre de son activité professionnelle (ci-après « vous », « le salon »). Elles forment, avec la politique de confidentialité et la grille tarifaire en vigueur, l'intégralité du contrat entre nous.

Kalmy est un service entre professionnels. En ouvrant un compte, vous déclarez agir dans le cadre de votre activité professionnelle et non en qualité de consommateur : les dispositions du Code de droit économique propres aux consommateurs ne s'appliquent donc pas à notre relation. Elles s'appliquent en revanche pleinement à la relation entre vous et vos clientes.

L'acceptation se fait par la création du compte. Si vous n'acceptez pas ces conditions, n'ouvrez pas de compte.

2. Ce que Kalmy est, et ce que Kalmy n'est pas

Kalmy est un logiciel en ligne (SaaS) qui vous permet de gérer votre institut : agenda et réservations, fiches clientes, catalogue de prestations, cartes-cadeaux, caisse, boutique, site vitrine et emails automatiques. Nous vous fournissons l'outil et l'hébergement de votre site.

• ·Kalmy n'est pas une place de marché. Nous ne mettons pas en relation vos clientes avec un choix de prestataires : votre site présente vos prestations, sous votre marque, et n'oriente vers aucun autre salon. Nous ne prenons aucune commission sur vos prestations.
• ·Kalmy n'est pas un établissement de paiement. Nous ne détenons, n'encaissons et ne reversons jamais l'argent de vos clientes. Les paiements en ligne sont opérés par Stripe, directement sur votre compte Stripe (article 8).
• ·Kalmy n'est pas un logiciel de comptabilité, ni un système de caisse certifié. Les chiffres, journaux et exports que le service affiche sont des outils de pilotage. Ils ne tiennent pas lieu de livres comptables, de facturier ou de journal de caisse, et n'ont pas vocation à être produits tels quels à l'administration.
• ·Kalmy n'est ni votre employeur, ni votre associé, ni votre mandataire. Nous ne concluons aucun contrat au nom du salon et ne prenons aucun engagement envers ses clientes.

3. Votre compte

Vous ouvrez un compte au nom de votre entreprise et garantissez l'exactitude des informations fournies (dénomination, numéro d'entreprise, coordonnées). Vous les tenez à jour.

Les identifiants sont personnels. Vous êtes responsable de leur confidentialité et de tout usage fait depuis votre compte, y compris par vos employées à qui vous donnez accès. Prévenez-nous sans délai en cas d'accès non autorisé.

Vous restez responsable des actes posés dans le service par les personnes que vous autorisez, comme s'il s'agissait des vôtres.

4. Formules, prix et facturation

Le service est proposé en plusieurs formules, dont une formule gratuite. Les fonctionnalités et prix de chaque formule figurent sur la page Tarifs, qui fait partie du contrat.

Les formules payantes sont facturées d'avance, par mois ou par an selon votre choix, par prélèvement automatique via Stripe. Les prix s'entendent hors TVA, laquelle s'ajoute au taux applicable.

En cas de défaut de paiement, nous vous en informons et pouvons, après un délai raisonnable, restreindre l'accès aux fonctionnalités payantes ou suspendre le compte. Vos données ne sont pas supprimées de ce seul fait.

Nous pouvons modifier nos prix. Toute hausse vous est notifiée au moins trente jours avant sa prise d'effet et ne s'applique qu'à compter de la période de facturation suivante ; vous pouvez résilier sans frais avant qu'elle ne prenne effet. À défaut de résiliation, le nouveau prix s'applique.

Les sommes déjà payées pour une période entamée ne sont pas remboursées au prorata en cas de résiliation de votre part, sauf si la résiliation est due à un manquement de notre part.

5. Durée, résiliation et suppression du compte

Le contrat est conclu sans durée minimale. Vous pouvez résilier à tout moment depuis votre back-office ; la résiliation prend effet à la fin de la période en cours.

Nous pouvons résilier moyennant un préavis de trente jours notifié par email. Nous pouvons suspendre immédiatement, sans préavis, l'accès d'un compte en cas d'usage illicite, d'atteinte à la sécurité du service, de non-paiement persistant ou de manquement grave aux présentes conditions ; nous vous en indiquons alors le motif et, quand c'est possible, ce qui permettrait de rétablir l'accès.

Vous pouvez supprimer votre compte à tout moment. La suppression efface l'intégralité des données de votre salon de nos systèmes : fiches clientes, rendez-vous, commandes, ventes, catalogue et site. Nous n'en conservons aucune copie. L'adresse web de votre site redevient disponible pour un autre salon.

Avant de supprimer, vous pouvez télécharger l'ensemble de vos données depuis votre back-office. C'est une possibilité, non une obligation : nous ne vous imposons rien, mais après la suppression nous n'aurons plus rien à vous transmettre.

Subsistent après la suppression, parce que la loi nous l'impose pour nos propres livres : les factures de votre abonnement à Kalmy, conservées chez notre prestataire de paiement, et une entrée de journal attestant qu'un compte a existé et a été supprimé. Elles ne contiennent pas les données de vos clientes.

6. Vous êtes le professionnel ; vos clientes sont vos clientes

Cet article est le cœur du contrat. Toute prestation, tout produit, toute carte-cadeau vendus depuis votre site ou votre comptoir sont vendus par vous, en votre nom, pour votre compte et sous votre seule responsabilité. Le contrat se forme entre votre cliente et vous. Kalmy n'y est pas partie, ne s'en porte pas garant et n'en est ni la caution ni le séquestre.

• ·Vous fixez vos prix, vos prestations, vos délais, vos conditions d'annulation et vos éventuelles conditions générales de vente.
• ·Vous répondez seule de l'exécution de vos prestations, de leur qualité, de leur sécurité et de leur conformité aux règles de votre profession, y compris en matière d'hygiène, d'assurance et d'autorisations.
• ·Vous respectez le droit de la consommation applicable à vos ventes : information précontractuelle, identité du vendeur, prix TTC, droit de rétractation le cas échéant, règlement des litiges et médiation.
• ·Vous faites figurer sur votre site les mentions légales qui vous identifient : dénomination, forme, adresse, numéro d'entreprise, numéro de TVA et coordonnées de contact. Le service vous fournit les champs pour le faire ; les renseigner vous incombe.
• ·Vous êtes seule responsable de vos obligations fiscales et sociales, y compris la TVA sur vos ventes et le traitement des cartes-cadeaux au regard de celle-ci.
• ·Vous traitez les réclamations, retours, remboursements et litiges de vos clientes. Si une cliente s'adresse à nous, nous nous bornerons à la renvoyer vers vous.

7. Cartes-cadeaux : un engagement qui est le vôtre

Le service vous permet d'émettre, de vendre et de suivre des cartes-cadeaux. Ces cartes sont émises par vous et n'engagent que vous. Kalmy n'émet aucune carte, n'en garantit pas la valeur, ne détient pas les sommes correspondantes et n'a aucune obligation d'honorer une carte quelle qu'elle soit.

Les sommes versées par vos clientes pour une carte-cadeau vous sont créditées directement. Elles constituent, pour vous, une avance sur une prestation future : c'est une dette envers votre cliente, dont vous seule répondez.

Il vous appartient de fixer les conditions de vos cartes (durée de validité, prestations couvertes, cessibilité) et de les porter à la connaissance de l'acheteuse au moment de la vente.

En cas de résiliation ou de suppression de votre compte, de cessation de votre activité, de faillite ou de toute autre cause, les cartes-cadeaux encore en circulation restent dues par vous à leurs détentrices. L'outil qui permettait de les suivre disparaît, l'engagement demeure. Le service vous indique, avant toute suppression de compte, le nombre et le montant des cartes encore en circulation ; il vous revient d'en informer vos clientes, de les honorer ou de les rembourser.

Vous garantissez Kalmy contre toute réclamation d'une détentrice de carte-cadeau, dans les conditions de l'article 13.

8. Paiements en ligne et Stripe

Les paiements en ligne de vos clientes sont opérés par Stripe Payments Europe Ltd. Pour les accepter, vous ouvrez votre propre compte Stripe et acceptez les conditions de Stripe : vous contractez directement avec Stripe, qui vérifie votre identité et vous verse les fonds.

Les sommes payées par vos clientes vont directement sur votre compte Stripe. Elles ne transitent jamais par un compte de Kalmy, et Kalmy ne peut ni les retenir ni en disposer.

Les remboursements, contestations de paiement, impayés et soldes négatifs relèvent de la relation entre vous, votre cliente et Stripe. Kalmy n'en supporte ni les frais ni les pertes.

Une interruption ou une restriction du service de Stripe, y compris la clôture de votre compte Stripe par celui-ci, ne nous est pas imputable, même si elle empêche les paiements en ligne sur votre site.

9. Vos contenus et les pages légales générées

Vous restez propriétaire des textes, photographies, logos et autres contenus que vous publiez. Vous nous concédez, pour la seule durée du contrat, le droit de les héberger, reproduire et afficher dans la mesure strictement nécessaire au fonctionnement du service.

Vous garantissez détenir les droits sur ces contenus, y compris le droit à l'image des personnes représentées, et que leur publication ne viole aucun droit de tiers ni aucune disposition légale.

Nous pouvons retirer un contenu manifestement illicite dont nous avons connaissance, ou dont le retrait nous est ordonné par une autorité compétente. Nous vous en informons.

Le service met à votre disposition des modèles de pages légales, mentions légales, politique de confidentialité, conditions de vente, pré-remplis à partir des informations de votre compte, ainsi qu'un bas de page reprenant vos coordonnées. Ces modèles vous font gagner du temps ; ils ne constituent pas un conseil juridique, ne tiennent pas compte de votre situation particulière et ne garantissent pas votre conformité.

Vous êtes seule responsable de ce que votre site publie, ces pages comprises : de leur exactitude, de leur adaptation à votre activité, à votre pays et à votre régime fiscal, et de leur mise à jour lorsque la loi change. Relisez-les avant de les publier, et faites-les vérifier si votre situation le justifie.

Le fait que le service pré-remplisse ces pages ne fait de nous ni leur auteur, ni leur garant. Nous pouvons faire évoluer les modèles ; nous ne modifions jamais un texte que vous avez vous-même édité, et il vous revient alors de le tenir à jour.

De la même manière, les champs d'identification que le service vous propose de renseigner, numéro d'entreprise, numéro de TVA, sont mis à votre disposition, jamais imposés. Les remplir, les tenir exacts et les afficher relève de vos obligations légales, pas des nôtres.

10. Données personnelles

Pour les données de vos clientes, vous êtes responsable du traitement et Kalmy agit comme sous-traitant, au sens du RGPD. Vous décidez des finalités ; nous exécutons vos instructions et les fonctions du service.

À ce titre, il vous revient d'informer vos clientes, de recueillir les consentements nécessaires, notamment pour vos communications commerciales, et de répondre aux demandes qu'elles vous adressent. Le service met à votre disposition les outils correspondants : export des données d'une cliente et effacement de sa fiche.

Nous vous aidons, dans la limite de ce que le service nous permet de savoir, à répondre aux demandes de vos clientes, à notifier une violation de données à votre autorité de protection et aux personnes concernées, et à réaliser une analyse d'impact lorsque vous devez en faire une.

Pour les données de votre compte et de votre utilisation du service, Kalmy est responsable du traitement. Le détail figure dans notre politique de confidentialité, qui précise également nos sous-traitants ultérieurs et la localisation des données dans l'Union européenne.

Vous nous autorisez à recourir aux sous-traitants ultérieurs listés dans cette politique. Nous leur imposons les mêmes obligations que celles du présent article et restons responsables devant vous de leur exécution. Cette liste est publique et tenue à jour ; vous pouvez demander à être avertie de tout ajout ou remplacement.

Les personnes qui accèdent à vos données chez nous sont informées de leur caractère confidentiel, formées à leurs responsabilités et engagées au secret, y compris après la fin de leur mission.

Vous pouvez vérifier le respect de ces engagements : nous vous remettons les informations nécessaires, et nous nous prêtons aux audits que vous menez ou faites mener par un tiers de votre choix, à vos frais et pendant nos heures ouvrables. Un audit porte sur vos seules données : il ne peut jamais donner accès à celles d'un autre salon.

À la fin du contrat, vos données sont supprimées conformément à l'article 5, et vous pouvez les exporter avant.

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées, dont l'isolation stricte des données entre salons et le chiffrement des sauvegardes. Aucune mesure ne rend un système invulnérable : nous vous notifions sans délai injustifié toute violation de données nous concernant, dès que nous en avons connaissance.

11. Disponibilité et bon fonctionnement du service

Nous mettons en œuvre les moyens raisonnables pour maintenir le service accessible et opérationnel, sans nous engager sur un taux de disponibilité chiffré ni sur un délai d'intervention.

Aucun logiciel n'est exempt d'erreurs. Nous corrigeons celles qui nous sont signalées ou que nous constatons, dans un délai raisonnable et par ordre de gravité, en traitant d'abord ce qui empêche de travailler ou touche à l'argent. Nous ne garantissons pour autant ni un fonctionnement ininterrompu, ni un service exempt de défauts.

Le service peut être interrompu pour maintenance, mise à jour ou raison de sécurité. Nous cherchons à placer ces interruptions aux heures creuses et à prévenir à l'avance lorsque c'est possible.

Le service peut évoluer : des fonctionnalités peuvent être ajoutées, modifiées ou retirées. Le retrait d'une fonctionnalité substantielle de votre formule vous est notifié au moins trente jours à l'avance et vous ouvre le droit de résilier sans frais.

Nos sauvegardes servent à restaurer le service en cas d'incident. Elles ne constituent pas un service d'archivage à votre profit : il vous appartient d'exporter régulièrement vos données si vous souhaitez en détenir une copie.

12. Responsabilité

Nous répondons de l'exécution du service avec la prestation que l'on peut attendre d'un prestataire diligent. Notre obligation est une obligation de moyens.

Nous ne sommes pas responsables des dommages qui résultent : des prestations que vous fournissez à vos clientes et des contrats que vous concluez avec elles ; des cartes-cadeaux que vous avez émises ; d'un manquement de votre part aux présentes conditions ou à vos obligations légales ; d'une erreur ou d'une omission dans les données que vous saisissez ; du fait d'un tiers, notamment Stripe, ou de votre propre matériel et connexion.

Sauf dol, faute lourde, ou dommage à la vie ou à l'intégrité physique, cas dans lesquels aucune limitation ne s'applique, notre responsabilité est exclue pour les dommages indirects, dont la perte de chiffre d'affaires, la perte de clientèle et l'atteinte à la réputation.

En toute hypothèse et pour les mêmes réserves, notre responsabilité totale est plafonnée au montant hors TVA que vous nous avez payé au cours des neuf mois précédant le fait générateur.

Ce plafond est convenu en considération du prix du service : il est la contrepartie assumée d'un tarif qui ne pourrait pas couvrir un risque illimité.

13. Garantie contre les réclamations de tiers

Vous garantissez Kalmy contre toute réclamation, action ou condamnation émanant d'une de vos clientes ou d'un tiers, et fondée sur vos prestations, vos produits, vos cartes-cadeaux, vos contenus ou le non-respect par vous de vos obligations légales ou professionnelles.

Cette garantie couvre les sommes que nous serions tenus de payer ainsi que les frais de défense raisonnables. Nous vous informons sans délai de toute réclamation de ce type, vous laissons y répondre et ne transigeons pas sans votre accord.

Elle ne joue pas dans la mesure où la réclamation trouve sa cause dans un manquement de notre part.

14. Utilisation loyale du service

• ·Ne pas tenter d'accéder aux données d'un autre salon, ni contourner les mesures de sécurité ou de cloisonnement.
• ·Ne pas revendre, sous-louer ou mettre le service à disposition de tiers en dehors de votre propre activité.
• ·Ne pas soumettre le service à une charge anormale, ni en extraire massivement les données par des moyens automatisés.
• ·Ne pas l'utiliser à des fins illicites, ni pour envoyer des communications non sollicitées à des personnes qui ne vous ont rien demandé.

Un manquement à ces règles peut justifier une suspension immédiate au sens de l'article 5.

15. Propriété du service

Le logiciel, sa marque, son interface et sa documentation appartiennent à Kalmy. Nous vous concédons, pour la durée du contrat, un droit d'usage personnel, non exclusif et non transférable, limité à votre activité.

Aucune disposition ne vous transfère de droit de propriété intellectuelle sur le service. Vos données et vos contenus, eux, restent les vôtres.

Vos retours et suggestions peuvent être utilisés librement pour améliorer le service, sans que cela vous confère de droit sur les évolutions qui en résulteraient.

16. Force majeure

Aucune partie ne répond d'un manquement causé par un événement échappant à son contrôle raisonnable, notamment une panne majeure d'un fournisseur d'hébergement ou de paiement, une interruption durable des réseaux, un incendie, une catastrophe naturelle, une attaque informatique de grande ampleur ou une décision des autorités.

Si l'événement se prolonge au-delà de trente jours, chaque partie peut résilier sans indemnité.

17. Modification des conditions

Nous pouvons modifier les présentes conditions pour tenir compte d'une évolution du service, d'une exigence légale ou d'un changement de nos prestataires.

Toute modification substantielle vous est notifiée par email au moins trente jours avant sa prise d'effet. Si elle ne vous convient pas, vous pouvez résilier sans frais avant cette date ; passé ce délai et en l'absence de résiliation, la nouvelle version s'applique.

Les modifications sans incidence sur vos droits, telles qu'une correction rédactionnelle, prennent effet à leur publication.

18. Cession

Vous ne pouvez céder le contrat sans notre accord écrit préalable, lequel ne sera pas refusé sans motif raisonnable, notamment en cas de cession de votre fonds de commerce.

Nous pouvons céder le contrat dans le cadre d'une réorganisation ou d'une cession d'activité, à condition que le cessionnaire reprenne l'intégralité de nos obligations. Vous en êtes informée et pouvez résilier sans frais dans les trente jours.

19. Divers

Le fait de ne pas invoquer une clause à un moment donné n'emporte pas renonciation à s'en prévaloir ultérieurement.

Si une clause était jugée nulle ou inapplicable, les autres resteraient en vigueur, et la clause concernée serait remplacée par une clause valable la plus proche possible de l'intention initiale.

Les notifications se font valablement par email à l'adresse associée à votre compte et, pour nous, à bonjour@kalmy.be.

La version française fait foi. Une traduction éventuelle est fournie à titre indicatif.

20. Droit applicable et juridiction

Le contrat est régi par le droit belge.

En cas de différend, nous chercherons d'abord une solution amiable. À défaut d'accord dans les soixante jours, les cours et tribunaux de l'arrondissement de Bruxelles, section francophone, sont seuls compétents.

Documents liés

Politique de confidentialité · Mentions légales